Настройка Битрикс24: что входит, в каком порядке и сколько занимает

Что считается настройкой

Настройка это приведение готового портала к вашему процессу средствами самого Битрикс24: стадии, поля, права, каналы, роботы, отчёты. Без программирования. Всё, что требует кода, это уже доработка: интеграция с учётной системой через API, своё приложение, сложные расчёты.

Граница важна по двум причинам. Настройку можно поменять за час, если процесс изменился. И настройку нельзя сделать хорошо, пока процесс не описан: стадии воронки берутся из того, как на самом деле идёт заказ, а не из шаблона. Если описания ещё нет, начните с таблицы из восьми столбцов, это день работы.

Восемь блоков настройки по порядку

Порядок не случайный: каждый следующий блок опирается на предыдущий. Роботы читают поля, права привязаны к структуре, отчёты считаются по стадиям.

1. Структура компании и сотрудники

Отделы, руководители, приглашённые сотрудники. Выглядит как формальность, но от структуры зависят права доступа и отчёты: «руководитель видит сделки своего отдела» работает только тогда, когда отдел и руководитель в портале указаны верно. Здесь же решается, кто администратор. Администраторов должно быть двое, а не один и не пятеро.

2. Воронка и стадии

Стадии повторяют реальный процесс. Стадия это состояние сделки, а не действие: не «Позвонить клиенту», а «Ждём ответа по КП». Типовая воронка «Новая, В работе, КП, Договор, Оплата» почти никогда не совпадает с тем, как идёт работа, и в неё не помещаются замер, расчёт или согласование.

Три решения этого блока. Нужны ли лиды или заявка сразу становится сделкой: для небольшого отдела продаж обычно хватает сделок. Сколько воронок: вторая нужна, только если процесс действительно другой, а не потому, что другой товар. И норма дней на каждой стадии: без неё нельзя узнать, что сделка зависла.

3. Поля карточки

В карточке остаётся то, что участвует в решениях и отчётах. Каждое лишнее поле снижает шансы, что заполнят нужные. Про это была вторая из пяти ошибок внедрения: заставили заполнять то, что никому не нужно.

• Источник обращения, чтобы знать, откуда приходят клиенты.
• Поля-условия, от которых зависит маршрут: тип оплаты, есть ли чертёж, нужна ли доставка.
• Причина отказа со списком из пяти-семи значений.
• Обязательность по стадиям: поле требуется в тот момент, когда оно действительно известно, а не при создании сделки.

4. Права доступа

Роли вместо индивидуальных настроек: менеджер, руководитель отдела, администратор. Менеджер видит и меняет свои сделки, руководитель видит отдел. Экспорт базы закрыт всем, кроме тех, кому он нужен по работе. Менять настройки CRM могут только администраторы. Права настраиваются до того, как в портал попали реальные клиенты, а не после.

5. Каналы обращений

Задача блока: заявка попадает в CRM сама, из какого бы канала она ни пришла. Формы сайта, почта, телефония, мессенджеры через открытые линии. Каждый канал, который остался «в личном телефоне менеджера», это заявки, которых нет в отчётах. Начинать стоит с одного-двух каналов, откуда приходит большинство обращений.

6. Автоматизация: роботы и триггеры

Роботы ставятся после полей и стадий, потому что читают именно их. Для старта хватает пяти:

• задача менеджеру при новой заявке со сроком в рабочих часах;
• задача при переходе на стадию, где нужно действие;
• напоминание о следующем контакте;
• уведомление руководителю, если сделка стоит на стадии дольше нормы;
• документ по шаблону из полей сделки: счёт или коммерческое предложение.

Каждый робот решает одну понятную проблему. Когда роботов больше, чем стадий, сотрудники перестают понимать, откуда берутся задачи. Подробнее про уровни автоматизации в предыдущей статье.

7. Отчёты для руководителя

Три отчёта, ради которых руководитель будет открывать CRM каждый день: воронка с суммами по стадиям, список зависших сделок и причины отказов. Если руководитель в CRM не смотрит, менеджеры перестают её вести за месяц, это пятая ошибка из того же списка.

8. Обучение и инструкции

Обучение по ролям и на реальных сделках, а не на демо-данных. Менеджеру сорок минут и инструкция на одну страницу: что делать с новой заявкой, как двигать сделку, что обязательно заполнить. Руководителю отдельно: где смотреть отчёты и что делать с зависшими. Через одну-две недели вторая короткая встреча, на которой разбираются вопросы, возникшие в работе.

Что сделать в первую неделю, а что отложить

Цель первой недели: менеджеры начали вести сделки в CRM. Не идеально настроенный портал, а работающий.

Отложенное не значит ненужное. Интеграция с 1С и AI-агент дают много, но опираются на поля и стадии, которые за первый месяц работы почти всегда меняются. Сначала дайте процессу устояться.

Как понять, что настройка закончена

Десять вопросов. Если на каждый ответ «да», портал настроен.

1. Заявка из каждого подключённого канала появляется в CRM без участия человека?
2. По новой заявке автоматически ставится задача с ответственным и сроком?
3. Каждую стадию воронки можно объяснить одной фразой, и менеджеры объясняют её одинаково?
4. У каждой стадии есть норма дней, и руководитель узнаёт о зависших сделках без ручной проверки?
5. Сделку нельзя закрыть в отказ без причины?
6. В карточке нет полей, которые никто не заполняет?
7. Менеджер видит только свои сделки, руководитель видит отдел, выгрузить базу может ограниченный круг людей?
8. Счёт или КП собирается из карточки по шаблону?
9. Руководитель открывает отчёт по воронке и видит то же, что происходит на самом деле?
10. Есть инструкция на одну страницу для менеджера и записано, какие роботы включены и зачем?

Сколько занимает

Для компании до десяти человек с одной воронкой продаж настройка занимает две-четыре недели. Разброс зависит не от Битрикс24, а от того, описан ли процесс и как быстро находятся ответы на вопросы вроде «кто согласует скидку».

• Первая неделя. Встречи с руководителем и менеджерами, схема процесса, согласование воронки и полей.
• Вторая неделя. Структура, воронка, поля, права, каналы, роботы. В конце недели портал показывается на реальных данных.
• Третья неделя. Обучение, инструкции, запуск. Менеджеры начинают вести сделки.
• Четвёртая неделя. Правки по итогам работы: лишние поля убрать, недостающие добавить, сроки в роботах поправить.

Если переносится база из старой системы или таблиц, срок увеличивается: перенос с очисткой дублей это отдельная работа.

Можно ли настроить самим

Да, если у вас один отдел продаж, понятный процесс и есть человек, готовый потратить на это две-три недели вдумчивой работы. Все восемь блоков делаются в интерфейсе, документация у Битрикс24 подробная.

Интегратор нужен в четырёх случаях. Процесс не описан, и внутри компании о нём спорят. Нужно перенести базу с историей. Нужны интеграции, которых нет в готовом виде. Или портал уже настраивали, а менеджеры им не пользуются: тогда сначала нужно понять почему, и взгляд со стороны здесь полезнее второй попытки своими силами.

Сколько стоит

У меня настройка Битрикс24 для компании до десяти человек с одной воронкой стоит от 50 000 ₽. В эту сумму входят встречи и схема процесса, все восемь блоков, обучение и месяц поддержки после запуска. Перенос базы и интеграции считаются отдельно, после того как понятен объём. Лицензия Битрикс24 оплачивается отдельно по ценам 1С-Битрикс: тарифы облачной версии.

В следующей статье разберу внедрение с точки зрения клиента: какие будут встречи, какие доступы и данные понадобятся и кто за что отвечает.