Аудит процессов и CRM
Аудит процессов и CRM за 3–5 дней
Покажу, где теряются заявки и время, и что автоматизировать первым. Разбираю, как на самом деле идёт работа: не по регламенту, а по тому, что делают люди. На выходе схемы «как есть» и «как будет», таблица узких мест и план правок. Документы остаются у вас, даже если дальше не продолжим.
- 20 000 ₽
- 3–5 рабочих дней
- Онлайн
Для кого
Две ситуации, одна процедура
Отличается только первый день: без CRM разбираю таблицы и чаты, с порталом начинаю с его настроек.
Ситуация 1
CRM ещё нет
Заявки в мессенджерах и почте, сделки в таблицах, статус заказа узнают по звонку. Хотите Битрикс24, но не понимаете, с чего начать и что в нём настраивать.
- Получаете схему процесса до того, как платить за настройку
- Понимаете, что автоматизировать первым, а что не трогать
- Схема становится техническим заданием на внедрение
Ситуация 2
Битрикс24 есть, но работают в нём не все
Портал настроили по шаблону, менеджеры ведут сделки в мессенджерах, роботы отключены, заявки теряются между стадиями. Переносить данные заново не придётся.
- Видите, что именно мешает сотрудникам, а не «они не хотят»
- Получаете список правок, которые вернут людей в CRM
- Если портал в порядке, так и скажу
Процесс
Как проходит аудит, по дням
Чек-лист
Что проверяю
Чек-лист открытый: можно пройти по нему самим ещё до заявки.
- Каналы заявок. Откуда приходят запросы, кто их видит первым, сколько ждут ответа, что теряется в почте и личных чатах.
- Воронки и стадии. Совпадают ли стадии с реальным процессом, есть ли «мусорные» стадии и сделки, зависшие месяцами.
- Поля и данные. Какие поля обязательны и зачем, дубли контактов, что заполняют задним числом, что не читает никто.
- Условия и развилки. Тип оплаты, наличие чертежа, сумма сделки: записаны в системе или живут в голове у менеджера.
- Автоматизация. Какие роботы и задачи включены, какие отключили и почему, что делается руками, хотя может делать система.
- Интеграции. Сайт, телефония, почта, мессенджеры, 1С: что подключено, где заявки теряются на стыках.
- Права и роли. Кто что видит и меняет, общие учётки, доступы уволенных, двухфакторная защита.
- Отчёты. Какие руководитель реально открывает, чего не хватает для решений, что настроено зря.
Результат
Что получаете: три документа
Ниже пример формата по мотивам аудита для производства мебели на заказ. Названия и оценки условные, структура настоящая.
1. Схемы «как есть» и «как будет»
В нотации BPMN, которую одинаково читают руководитель и тот, кто будет настраивать. Ниже сжатый вид: на настоящей схеме у каждого этапа свой исполнитель, условия и задачи.
2. Таблица узких мест
Каждая строка: шаг процесса, кто его делает, где он живёт сейчас, что на нём теряется и что с этим сделать.
| Шаг | Кто | Где живёт сейчас | Что теряется | Что сделать |
|---|---|---|---|---|
| Приём запроса | Менеджер | Мессенджер, почта | Запросы из почты замечают через день. Причина отказа нигде не фиксируется | Лид из всех каналов в CRM, обязательное поле «Причина отказа» |
| Согласование чертежей | Менеджер, конструктор | Почта, личные чаты | Версии чертежей путаются, срок согласования не задан | Стадия «Согласование» с задачей на 2 дня, файлы в карточке сделки |
| Запуск производства | Руководитель производства | Звонок, таблица | Запускают до оплаты или держат оплаченный заказ | Поле «Тип оплаты», робот переводит на «Производство» после оплаты |
| Закупка материалов | Снабженец | По памяти | Остатки не проверяют, покупают лишнее | Автоматическая задача «Проверить материалы на складе» на этапе производства |
3. План правок с приоритетами
Что делать первым, что даст каждая правка и сколько занимает. С ним можно идти ко мне, к другому интегратору или делать самим.
- Единая точка входа заявок. Все каналы в CRM, ответственный по очереди. Закрывает потерю запросов из почты. Около недели
- Стадии заказа по схеме и поле «Тип оплаты». Убирает споры «запускать или ждать денег». Около недели
- Задачи производству и снабжению. Система сама ставит задачи при переходе на этап. 2–3 дня
- Обязательная причина отказа и отчёт по ней. Через квартал видно, почему уходят. 1 день
Границы
Границы аудита и что нужно от вас
Чего нет
- Разбора продаж по цифрам и планов по выручке: смотрю на процесс и инструменты, а не на конверсию менеджеров
- Регламентов и должностных инструкций: схема заменяет их для настройки, а писать документы для людей это другая работа
- Переноса данных и настройки портала: это следующий этап, аудит нужен, чтобы сделать его один раз и правильно
Нужно от вас
- Полтора часа времени руководителя: встреча в начале и разбор в конце
- По полчаса от двух-трёх сотрудников, которые делают работу руками
- Доступ на просмотр к порталу или таблицам и к чатам, где живут заявки. Пароли не нужны: хватит гостевого доступа или экрана на встрече
FAQ
Вопросы про аудит
Сколько стоит и когда платить?
20 000 ₽ за 3–5 рабочих дней, оплата по счёту после первой встречи. Если после встречи станет ясно, что аудит не нужен, так и скажу, и счёт не выставлю.
Всё онлайн?
Да. Встречи в видеосвязи, доступы по ссылкам. Работаю из Санкт-Петербурга с компаниями по всей России, разница во времени учитывается при планировании встреч.
Что будет после аудита?
У вас на руках схема и план. Можно заказать настройку у меня: план превращается в смету, и часть работы по проектированию уже сделана. Можно отдать другому интегратору или сделать самим, документы для этого достаточны.
У нас процесс сложнее, чем «заявка → оплата → производство». Что тогда?
Тогда схема будет длиннее, а срок может вырасти до пяти дней. Аудит покрывает один сквозной процесс, например заказ от запроса до отгрузки. Если процессов несколько, начинаем с того, где больше всего теряется, остальные оцениваю отдельно.