Перестройка воронки и автоматизация согласования КП

Сервисная B2B-компания с восемью менеджерами теряла клиентов на этапе коммерческого предложения: КП ждало согласования руководителя по две-три недели. После перестройки воронки и автоматизации цикл сделки сократился с 45 до 29 дней.

Клиент

Компания, которая обслуживает инженерное оборудование для бизнеса: договоры на год, средний чек несколько сотен тысяч рублей. Восемь менеджеров, один руководитель отдела продаж, который согласовывал каждое КП лично.

Что было

Битрикс24 уже стоял два года, но воронка была типовая: «Новый», «В работе», «КП», «Договор», «Оплата». Реальный процесс с замером, расчётом и согласованием в неё не помещался.
КП готовили вручную в Word по 40 минут, потом отправляли руководителю в чат. Руководитель в разъездах, ответ через несколько дней, иногда через две недели.
О зависших сделках узнавали постфактум, когда клиент уже перестал отвечать.
Отчёт по стадиям не отражал реальность, потому что менеджеры двигали карточки как придётся.

Что сделал

Схема реального процесса. На двух встречах нарисовали процесс «как есть»: семь этапов вместо пяти, включая выезд на объект и расчёт. Отдельно выделили, где нужно решение руководителя, а где менеджер может действовать сам.
Новая воронка. Перестроил стадии под схему. У каждой стадии появился срок: сколько дней сделка может на ней находиться. Добавил обязательные поля только там, где без них нельзя перейти дальше.
Автогенерация КП. Шаблон компании перенёс в Битрикс24. КП собирается из полей сделки одной кнопкой, менеджер только проверяет. Вместо 40 минут три.
Правила согласования. КП до 300 000 ₽ менеджер отправляет сам. Выше порога уходит руководителю задачей с дедлайном один рабочий день. Если задача просрочена, напоминание руководителю и уведомление менеджеру.
Контроль зависших сделок. Робот раз в день проверяет сделки, которые стоят на стадии дольше нормы, и собирает список руководителю в утреннем сообщении.
Отчёт по стадиям. Отчёт со средним временем на каждой стадии показывает, где процесс тормозит.

Результат

Средний цикл сделки сократился с 45 до 29 дней, на 35%. Считали по закрытым сделкам за три месяца до и три месяца после.
Согласование КП занимает не больше одного дня. Руководитель согласовывает только крупные предложения, остальные уходят сразу.
Менеджеры перестали готовить КП вручную, освободилось около трёх часов в неделю на каждого.

Что осталось у клиента

Перестроенная воронка с роботами и правилами согласования, шаблон КП внутри Битрикс24, схема процесса, отчёт по стадиям, инструкции для менеджеров и руководителя.

Сроки и стоимость

Аналогичный проект сегодня: от 50 000 ₽, срок 2–3 недели. Переносить данные не потребовалось, работали с существующим порталом.